Рекомендации по передаче документов ликвидируемых организаций на хранение в государственный (муниципальный) архивы Республики Татарстан
Настоящие рекомендации по передаче документов ликвидируемых организаций на хранение в государственный (муниципальный) архивы
Республики Татарстан разработаны под руководством Председателя Государственного комитета Республики Татарстан Г.З.Габдрахмановой.
Составители:
заместитель директора ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» по формированию Архивного фонда Республики Татарстан и комплектованию документами Г.И.Ильдарханова-Балчиклы;
главные архивисты отдела по формированию Архивного фонда Республики Татарстан ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» А.Ш.Абдуллина, Н.Ю.Капралова, В.Р.Петрова, Т.М. Платонова, С.А. Танышева; ведущий архивист отдела по экспертизе ценности и упорядочению документов ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» Т.М.Кондратова.
Архивы Республики Татарстан хранят значительные объемы документов официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности гражданина. В их числе: акты гражданского состояния, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, образовании, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.
Источниками комплектования муниципальных архивов являются 2369 организаций, Государственного архива 417 организаций (из них 32 государственных органа). Помимо указанных на хранение в архивы республики поступают документы от ликвидированных организаций. За 2019 год в архивы Татарстана поступили документы по личному составу от 395 ликвидированных организаций.
Необходимо отметить, что сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами: до 2003 года - 75 лет, начиная с 2003 года - 50 лет. Реализуя свои права, граждане обращаются с многочисленными запросами в государственный и муниципальные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству Российской Федерации.
В 2019 году архивами республики исполнено 112 545 запросов, из них с положительным результатом 82 557 запросов (73%). Подавляющее большинство - социально-правовые запросы – 97 512. Самая востребованная справка – о стаже работы и размере заработной платы.
Вынуждены констатировать, что 27 % запросов имеют отрицательный ответ. Главная причина такой ситуации - это небрежное отношение руководителей организаций, не только ликвидированных, но и действующих, к документированию своей деятельности как по основным направлениям, так и оформлению трудовых отношений с работниками, ведению кадровой документации. Как результат, документы попросту не передаются на хранение, а архивы вынуждены давать ответ гражданину, что такие документы на хранение не поступали.
Неполный состав документов по личному составу означает отсутствие обязательных документов. Не за все годы представляются приказы по личному составу, личные карточки, договоры работников организаций, документы по заработной плате (расчетно-платежные ведомости, лицевые счета). В адрес ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» за период 2019-2020 годы от конкурсных управляющих организаций, находящихся на стадии ликвидации или банкротства, поступило 62 обращения о невозможности передать на хранение документы по личному составу по следующим причинам: документы не велись, не формировались, не сохранились, установить причину отсутствия документов не удалось.
Указанное обстоятельство вызывает обеспокоенность тем, что при отсутствии документов по личному составу архивные службы Республики Татарстан вынуждены отказывать гражданам в подтверждении трудового стажа, выплат и иных прав социально-правового характера.
1. Общие положения
Согласно п.1 ст.17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее- Закон) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч.3 ст.6 и ч.1-1.1. ст.23 указанного Закона.
В соответствии с п.10 ст.23 Закона при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Федеральный закон от 26 октября 2002 года №127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» кроме обязанности конкурсного управляющего передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами, наделил его правом осуществлять иные права, связанные с исполнением возложенных на него обязанностей.
Для того, что бы документы были переданы в упорядоченном состоянии конкурсный управляющий (ликвидатор) организует упорядочение документов силами оставшихся работников организации или обращается для заключения договора с ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан».
Необходимо отметить, что экспертиза ценности документов является прерогативой ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан».
В соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - 44-ФЗ) закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) может осуществляться заказчиком в случае закупки работы или услуги, выполнение или оказание которых может осуществляться только органом исполнительной власти в соответствии с его полномочиями либо подведомственными ему государственным учреждением, государственным унитарным предприятием, соответствующие полномочия которых устанавливаются федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, законодательными актами соответствующего субъекта Российской Федерации.
Согласно части 5, статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее –125-ФЗ) экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
Данная норма корреспондируется с пунктом 3 статьи 9 Закона Республики Татарстан от 20 июля 2017г. № 63-ЗРТ «Об архивном деле в Республике Татарстан» (экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Татарстан в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов).
Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (пункт 6 статьи 6 125-ФЗ).
Проведение экспертизы ценности уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела заключается в принятии решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов (пункт 4.4 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»).
Согласно разъяснениям, данным Федеральной антимонопольной службой (ФАС России), заказчик вправе заключить контракт на оказание услуг по экспертизе ценности документов с целью их включения в состав архивного фонда с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела как с единственным исполнителем на основании пункта 6 части 1 статьи 93 44-ФЗ. ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» является органом, правомочным на проведение экспертизы ценности документов на территории Республики Татарстан совместно с собственником или владельцем архивных документов.
Настоящие рекомендации разработаны в помощь конкурсным управляющим(ликвидаторам),осуществляющим передачу документов на хранение в государственный (муниципальный) архив, а также обеспечения сохранности документов по личному составу и иных документов, сроки временного хранения которых не истекли.
Рекомендации подготовлены в соответствии с Федеральным законом от 26.10.2002 N 127-ФЗ (ред. от 31.07.2020) «О несостоятельности (банкротстве)», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 20.07.2017 № 63-ЗРТ «Об архивном деле в Республике Татарстан», приказом Федерального Архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 года № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Рекомендации состоят из нескольких частей: порядок подготовки и передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив документов ликвидируемых организаций, примерного списка документов, образующихся в деятельности организаций, нормативных правовых актов, образцов описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Важно. Документы по личному составу и лицевые счета работников обязательны к сдаче в государственный (муниципальный) архив в случае полной ликвидации организации. При передачи документов по личному составу должно учитываться количество фактически работающих работников.